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Le petit guide pour gérer un sponsoring

Albert-Etienne Kerkove Albert-Etienne Kerkove / Publié le 14 avril 2020

Cet article est un perception estimative des différentes phases pouvant être liées aux sponsorings d’un événement existant dans l'optique d'organiser le succès de votre événement de sponsoring ou mécénat. Voici les différentes phases et étapes :

 

1- Analyse de la demande sponsoring / mécénat

 

Cette première phase est primordiale car elle définit la stratégie et la politique de l’entreprise dans sa démarche de sponsoring. Selon l’importance de l’événement et de l’entreprise, la phase de préparation peut durer entre 6 mois et 1, voir 2 à 3 ans. Voici les étapes pour l'analyse de la demande de sponsoring :

 

  1. Réception du briefing de l’entreprise par le gestionnaire du dossier (agence de communication évènementielle ou d’events management) ;
  2. Contacts et réunions avec les organisateurs ;
  3. Réception et analyse du cahier des charges de l’évènement ;
  4. Projet de l’identité visuelle du partenariat (en accord avec l’organisateur) ;
  5. Consultations diverses ;

 

Suite à l'analyse de la demande de sponsoring, un dossier prévisionnel du projet est réalisé. Il constitue la base de ce guide :

 

    • Analyse des besoins de l’entreprise et des objectifs ;
    • Développement du projet sponsoring en général ;
    • Organisation et logistique du partenariat ;
    • Création de la charte graphique / image de positionnement ;
    • Création et conception du projet de communication externe web et hors web (produits, marques) ;
      • Création, conception des animations et promotions ,web et hors web ;
      • Création et conception projet de communication interne (stimulation, convention, participations,  etc.) ;
        • Création, conception des animations et promotions, web et hors web. ( Jeux concours, réductions, places à gagner etc.) ;
        • Création et conception du merchandising ;
        • Développement stratégie presse et relations publiques ;
        • Organisation et régie générale d’encadrement de l’événement ;
        • Étude assurances et sécurité pendant l’événement ;
        • Plannings divers ;
        • Étude budgétaire prévisionnelle des différentes composantes.

2- Mise en place des accords 

 

Pour les événements importants, la mise en place des accords des différentes négociations et réservations peut être d’une durée de 6 mois à 1 an (n'oubliez pas que le premier arrivé est le premier servi ! )

 

  • Aide à l’accord du partenariat avec les organisateurs de l’événement ;
  • Définition de l’identité visuelle du partenariat (en accord avec l’organisateur) ;
  • Planning et achats de la billetterie pour les différents participants ;
  • Planning des réservations achats hôteliers ;
  • Mise en place des plannings de logistique (transport, personnel d’encadrement, etc.) ;
  • Mise en place des plannings des réservations pour les différentes réceptions (repas, soirée de gala, etc.) ;
  • Suivi des budgets ;
  • Suivi dossier GUIDE pour l’organisation et la gestion du  partenariat (évolution du dossier de préparation en tenant compte des confirmations et réservations faites).


    3- Suivi des fabrications 

     

Selon événement, le suivi des fabrications et la mise en place de plannings opérationnels peut durer entre 3 mois et 1 an.


    • Fabrication des équipements du personnel (hôtesses, stewards, regies, etc.) ;
    • Fabrication des supports destinés aux invités (invitations, cadeaux, etc.) ;
    • Lettrage et équipement des transports ;
    • Fabrication d’éléments promotionnels et merchandising ;
    • Régie des espaces de communication (web et hors web) ;
    • Fabrication des différents supports (web et hors web) ;
    • Fabrication des dossiers de presse ;
    • Fabrication des éléments de communication, promotion, animation ;
    • Fabrication de décors, signalétique ;
    • Fabrication divers ;
    • Suivi des budgets.

 

4- Avant l'événement

 

Afin de préparer l'événement, une opération de communication et de promotion online et offline est mise en place. Cette opération peut durer entre 1 ou 2 ans, selon le partenariat et son ampleur. Voici les démarches à suivre pour cette phase :

 

  • Convention interne à l’entreprise : présentation du projet entreprise / sponsoring ;
  • Communication autour du ou des produits de l’entreprise lié(s) au sponsoring ;
  • Promotion autour des produits dans les points de ventes liée à l’événement ;
  • Jeux concours produits / événement ;
  • Action de stimulation interne à l’entreprise pour communiquer et dynamiser le personnel de l’entreprise ;
  • Création des supports invitations pour l’événement ;
  • Dossier de presse et différentes conférences de presse selon événement ;
  • Suivi des budgets.

 

 

5- Gestion de l’événement 

 

Voici les différents éléments à prendre en compte pour la gestion du sponsoring durant l'événement :

 

  • Régie et organisation générale ;
  • Centrale logistique pour la bonne réception des invités sur le ou les événements ;
  • Coordination sécurité et logistique médicale ;
  • Coordination avec le ou les organisateurs de l’événement ;
  • Gestion de la billetterie/ invités ;
  • Gestion des transports (invités VIP etc.) ;
  • Gestion de l’encadrement par du personnel qualifié (hôtesses, stewards, personnels de sécurité, régisseurs, etc.) ;
  • Suivi des différentes prestations.

 

 

6- Bilan

 

Une fois terminé, un bilan global du sponsoring doit être dressé. Celui-ci doit être axé sur : 

 

  • Le bilan opérationnel
  • Le bilan notoriété
  • Le bilan générale de l’entreprise ou de l'événement (vente, etc..)

     

    N'oubliez pas d'adresser vos remerciements suite à l'événement !

 

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