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Les 8 étapes essentielles pour créer un évènement

Albert-Etienne Kerkove Albert-Etienne Kerkove / Publié le 9 avril 2020

L’organisation d’un évènement n’est pas une sinécure, il faut un esprit logique accompagné d’un moral d’acier... Eh oui ! Plus la date arrive, plus la pression risque de monter. Il faut savoir déléguer et surtout, être en confiance avec son équipe et ses prestataires. Nous vous proposons de suivre ces 8 étapes d'event management pour vous aider à concevoir votre évènement.

 

1- Définir la problématique

 

Quel est pour commencer votre objectif ? Que désirez-vous faire de cet évènement, pourquoi et comment ? Quelle est la cible, quel est le public recherché ? Quels sont les paramètres dont il va falloir tenir compte pour remplir cette mission ? Quel style d’évènement créer au vu de ce qui existe déjà sur le marché concurrentiel ?

 

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Un problème bien posé apporte à sa lecture souvent la solution à y apporter. Pour cela, la rédaction d'un briefing vous aidera à déterminer au mieux la problématique. Le briefing d’entreprise consiste à rassembler tous les éléments de positionnement sur le marché du ou des produits ou services de celle-ci. Plus les informations seront précises, plus le briefing sera pertinent, et mieux votre problématique sera fixée.

 

Pour vous aider à la réalisation du briefing, vous pouvez vous aider d'outils et de KPI's comme des études de marché, le taux de pénétration ou encore la part de marché de votre produit ou service. 

 

Lire aussi : Qu'est-ce qu'un briefing agence ? 

 

 

2- Analyser le contexte

 

Cette seconde étape vous permettra de repositionner la demande dans un cadre que vous allez définir. L'objectif est de repositionner le moment, l’entreprise, son évolution et son historique. Quelles sont les caractéristiques du marché ? Quelle est la situation de l'entreprise sur le marché ? Qu'en est-il des concurrents ?

 

L'analyse de l'environnement, mais aussi de la manière dont il est perçu permettra de définir plus précisément les objectifs de la stratégie évènementielle que vous souhaitez mettre en place. 

 

 

3- La recherche et l’étude de votre évènement

 

Une fois que vous avez défini la problématique et analyse le contexte de votre entreprise, vous avez récolté l’ensemble des précieuses informations définissant votre environnement et la stratégie à mener. La 3ème étape pour créer votre évènement consiste à ouvrir son esprit à toutes les démarches pouvant être une source d’information en vue de la concrétisation du projet évènementiel.

 

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Commencez par rechercher des réalisations d'évènements existants (faites de la pige). Tentez d'obtenir un maximum d’informations sur des évènements ou évènements similaires à ce que vous avez en tête.

 

Qu'en est-il de vos concurrents ? Comment la concurrence a communiqué sur ses produits ou services ? Analysez les réseaux sociaux et les influenceurs sollicités, visionner les vidéos liées à la marque, ou des vidéos d’évènements ayant eu la même démarche pour vous y aider.

 

 

4- Déterminez le concept de votre évènement et sa création 

 

Il n’y a pas de secret, il est préférable quand on commence dans le monde de l’évènementiel de se retrouver en équipe pour des moments de réflexion, de brainstorming et de mise au point sur votre évènement. Donnez-vous un planning de séances, le plus court possible pour éviter de prolonger les séances et de vous perdre dans vos réflexions. Durant ces séances, soyez imprégné du produit ou du service, testez-le pour vous en inspirer. Dessinez, écrivez, réalisez des moodboards... Tout le monde est créatif, il est essentiel de ne pas porter de préjugés. 

 

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Une fois vous avez trouvé la bonne démarche, préparez une présentation globale du concept de votre évènement pour votre en équipe. Cette présentation a pour but de répondre à toutes les questions que vous vous êtes posés lors de la problématique et de rappeler à nouveau les objectifs que vous vous êtes fixé.


A présent, le concept de votre évènement est posé. Il ne vous reste plus qu'à l'amener dans la réalité en étudiant tous les aspects et facteurs autour de celui-ci.

 

Commencez par étudier tous les éléments pour vous rendre compte de la faisabilité de votre événement. Pour vous aider :

 

    • Dressez la liste des fournisseurs, des différents intervenants techniques, logistiques, les demandes d’autorisation etc. dont vous aurez besoin pour réaliser votre évènement ;
    • Prenez contact avec certains prestataires pour avoir leurs avis quant à la faisabilité ;
    • Demandez des devis à vos différents prestataires (mettez-les en compétition) ;
    • Prévoyez dans cette étape, tous les plans B (càd les deuxièmes possibilités) qui assureront la continuité et souvent le succès de votre événement, quoi qu’il en soit.

 

En parallèle, et selon votre cas, n'oubliez surtout pas de communiquer auprès de votre cible ! Au travers des campagnes de communication online ou offline, des relations presses ou/et public, de campagnes adwords, toutes formes de démarches permettant de communiquer au mieux autour de votre évènement.

 

5- Concevoir des plannings, rétro-plannings et organigramme

 

C’est la charpente de votre évènement. La conception et la création de plannings, rétro-plannings et organigrammes vous évitera de construire le toit avant les murs.

 

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Pour cette 5ème étape, vous déterminez qui va faire quoi quand et comment. Créez un organigramme vous aidera à suivre vos équipes pendant la préparation et la réalisation de votre évènement. Mettre en place des rétro-plannings vous permettra d'avoir une meilleure perception de votre organisation dans le temps. Il est essentiel de rester logique dans la création des différents plannings (logistique, technique, production, team, campagne de communication, etc..).  

 

 

6- Définir les budgets

 

Souvent une étape fastidieuse mais des plus importante : le prévisionnel financier.

 

Pour définir les budgets, commencez par reprendre l’ensemble de votre étude et budgéter tous les postes : les achats, les prestataires, vos différentes équipes, les assurances, etc… N’oubliez pas la sécurité, les droits musicaux SACEM (France), SABAM (Belgique). Prenez en compte les coûts potentiels des plans B et des backups techniques.

 

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Pour finir, listez les différentes déclarations à faire pour vous assurer d'être en conformité avec la législation du pays où vous allez réaliser l’évènement.

 

 

7- Analyser les résultats prévus R.O.I

 

C'est l'étape la plus délicate de votre évènement. 

 

Si vous réaliser cet évènement pour client ou un supérieur hiérarchique, vous aurez reçu des objectifs précis de notoriété, de positionnement, de ventes, commandes, prospects, etc. à atteindre lors de l'explication de la problématique. Dans cette démarche vous devrez alors présenter les éléments qui feront fonction de levier pour atteindre les objectifs demandés.

 

Dans le cas où vous êtes dans une démarche de production vers le grand public (voir les obligations administratives), vous vous retrouvez confronté au financement de votre événement avec tous les risques financiers qui peuvent en découler. La meilleure solution est de se tourner vers le sponsoring qui peut se présenter de différentes façons selon votre évènement :

 

    • Sponsoring financier
    • Sponsoring d’échange
    • Sponsoring en nature

 

Pour limiter les risques, vous pouvez faire supporter l’ensemble des charges fixes (qui ne dépendent pas des entrées de visiteurs) par vos sponsors. Votre bénéfice se réalise alors sur vos entrées et est déduit des taxes !

 

Lire aussi : Le petit guide pour gérer un sponsoring

 

8– Clôturer les aspects administratifs et de gestion

 

Dernière et huitième étape importante qui va répondre à la grande majorité des obligations dont vous êtes tenues quand vous organisez un événement :

 

  • Toutes les autorisations administratives (mairie, port, aéroport, etc.)
  • Toutes les autorisations sécurités (vigiles, police, pompiers etc.)
  • Toutes les obligations importantes (assurances, partie médicale, etc.)
  • Le respect des obligations légales, sur le travail temporaire, le volontariat, bénévolat.
  • Les déclarations pour les soirées grand public : Sacem, Sabam, la tva, les impôts, etc..
  • Les assurances des prestataires et le respect des normes, des lieux qui sont loués.

 

 

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